Инструкции по заведению запроса, подготовке ценообразования, расчёту доставки, согласованию стоимости, запуску ТЗ и общению с клиентами.
Как создать папку клиента, сохранить новый запрос и подготовить рабочую структуру папок.
Если название папки состоит из нескольких слов, между словами обязательно ставится нижнее подчёркивание. Иначе ссылка на папку может не работать.
В общей папке «КЛИЕНТЫ» своего менеджера
Перейдите в папку «КЛИЕНТЫ» и создайте отдельную папку для клиента.
\\Main\sales2\Менеджер\КЛИЕНТЫ\Рога_и_копыта Внутри папки клиента
Для каждого нового запроса создаётся отдельная папка. В названии укажите предмет запроса и дату его получения.
Внутри папки нового запроса
Папка клиента создана, запрос сохранён, рабочая структура подготовлена.
Формат ЦО выбирается в зависимости от того, где производится изделие.
Используем, когда основные позиции заказа изготавливаются на нашем производстве.
Себестоимость материалов и работ берём из внутреннего справочника. Колонки подрядчика для производимых нами изделий не заполняются.
Сохраните его в папке «ЦО» соответствующего запроса
Верхняя часть таблицы ЦО
Пример ЦО для собственного производства
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ЦО, Рога_и_копыта, Экраны, Расчет 1 | |||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||
| 3 | Менеджер: | Пономаренко 2 | ||||||||||||
| 4 | Клиент: | Рога_и_копыта 3 | ||||||||||||
| 5 | ДОСТАВКА: ПЭК | |||||||||||||
| 6 | СОБСТВЕННОЕ ПРОИЗВОДСТВО | ПЕРЕПРОДАЖА | ||||||||||||
| 7 | № ТЗ | Товар / услуга | Тираж, шт. | Цена, руб./шт. без НДС | Стоимость, руб. без НДС | Наценка | С/с общая, руб./шт. | С/с общая, руб. | С/с материалов, руб./шт. | С/с материалов, руб. | С/с работ, руб./шт. | С/с работ, руб. | С/с подрядчика, руб./шт. | С/с подрядчика, руб. |
| 8 | ПАФ 4 | Экран для кондиционера серии Эконом 800 мм ЭК.800 5 | 70 | 1 532,79 6 | 107 295,30 | 1,55 | 988,00 | 69 160,00 | 813,00 7 | 56 910,00 | 175,00 8 | 12 250,00 | 0,00 | |
| 9 | ПАФ | Экран для кондиционера серии Эконом 1100 мм ЭК.1100 | 10 | 2 090,16 | 20 901,60 | 1,51 | 1 385,00 | 13 850,00 | 1 115,00 | 11 150,00 | 270,00 | 2 700,00 | 0,00 | |
| 10 | ПЭК | Доставка СПБ — Москва | 1 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 6 967,21 | 6 967,21 | 0,00 | 0,00 | 6 967,21 9 | 6 967,21 | ||
| 11 | Экономика сделки | |||||||||||||
| 12 | Общая продажная цена, руб. без НДС | 146 639,34 | ||||||||||||
| 13 | Наценка | 1,44 | ||||||||||||
| 14 | Маржа, руб. | 44 722,13 | ||||||||||||
| 15 | Маржа, % | 30,50% | ||||||||||||
| 16 | НДС | 29 816,67 | ||||||||||||
| 17 | Цена с НДС | 178 900,00 | ||||||||||||
Название клиента и запроса указываем так же, как в папках.
Укажите свою фамилию.
Название клиента должно совпадать с названием папки.
Для собственного производства укажите ПАФ — Первая Акриловая Фабрика.
Для стандартной позиции с сайта Megaposm скопируйте точное название вместе с кодом товара.
Цену с сайта обязательно внесите формулой: =1870/1,22. Excel рассчитает цену без НДС — 1 532,79 ₽.
=1870/1,22 Берём из справочника: \\Main\ОБМЕН\Справочник.
Берём из таблицы справочника для выбранной позиции.
Добавьте доставку отдельной строкой в колонку подрядчика. Если клиент забирает заказ самовывозом, строку доставки удалите полностью. Расчёт стоимости вынесен в отдельную инструкцию.
Инструкция для просчёта доставки здесь →Стоимость позиции, общая себестоимость, наценка, маржа, НДС и итоговая цена рассчитываются автоматически.
Если клиент забирает заказ самовывозом, строку «Доставка» удалите из ЦО полностью.
Используем, когда изделие заказываем у подрядчика и продаём клиенту с установленной наценкой.
До создания ЦО получите цену подрядчика и сохраните его предложение, расчёт или счёт в папке «Подряд».
Сохраните его в папке «ЦО» соответствующего запроса
Верхняя часть таблицы ЦО
Пример ЦО для перепродажи
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ЦО, Рога_и_копыта, Клик_рамки, Расчет 1 | |||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||
| 3 | Менеджер: | Пономаренко 2 | ||||||||||||
| 4 | Клиент: | Рога_и_копыта 3 | ||||||||||||
| 5 | ДОСТАВКА: ПЭК | |||||||||||||
| 6 | СОБСТВЕННОЕ ПРОИЗВОДСТВО | ПЕРЕПРОДАЖА | ||||||||||||
| 7 | № ТЗ | Товар / услуга | Тираж, шт. | Цена, руб./шт. без НДС | Стоимость, руб. без НДС | Наценка | С/с общая, руб./шт. | С/с общая, руб. | С/с материалов, руб./шт. | С/с материалов, руб. | С/с работ, руб./шт. | С/с работ, руб. | С/с подрядчика, руб./шт. | С/с подрядчика, руб. |
| 8 | Алитро 4 | Клик-рамка с подсветкой настенная А0 из пластика и алюминия 5 | 4 | 27 914,75 8 | 111 659,02 | 3,00 7 | 9 304,92 | 37 219,67 | 0,00 | 0,00 | 9 304,92 6 | 37 219,67 | ||
| 9 | ПЭК | Доставка СПБ — Великий Новгород | 1 | 0,00 | 0,00 | 0,00 | 10 245,90 | 10 245,90 | 0,00 | 0,00 | 10 245,90 9 | 10 245,90 | ||
| 10 | Экономика сделки | |||||||||||||
| 11 | Общая продажная цена, руб. без НДС | 111 659,02 | ||||||||||||
| 12 | Наценка | 2,35 | ||||||||||||
| 13 | Маржа, руб. | 64 193,45 | ||||||||||||
| 14 | Маржа, % | 57,49% | ||||||||||||
| 15 | НДС | 24 564,98 | ||||||||||||
| 16 | Цена с НДС | 136 224,00 | ||||||||||||
Название клиента и запроса укажите так же, как в папках.
Укажите свою фамилию.
Название клиента должно совпадать с названием папки.
Укажите название компании-подрядчика. Например: Алитро.
Укажите полное и понятное название рассчитанного изделия.
Если цена подрядчика с НДС 22%, внесите её формулой =11352/1,22. При НДС 5% используйте =11352/1,05.
=11352/1,22 Указывается вручную в виде коэффициента. Например, 3,00.
Рассчитывается автоматически исходя из цены подрядчика и установленной наценки.
Добавьте отдельной строкой в колонку подрядчика. Если клиент забирает заказ самовывозом, строку доставки удалите из ЦО полностью. Расчёт стоимости вынесен в отдельную инструкцию.
Инструкция для просчёта доставки здесь →Цена может быть указана с НДС 22%, с НДС 5% или без НДС. Если подрядчик работает без НДС, сумму вносите без деления.
Если клиент забирает заказ самовывозом, строку «Доставка» удалите из ЦО полностью.
Используем, когда в одном запросе есть позиции собственного производства и изделия, которые заказываем у подрядчика.
Для нашего изделия заполняются материалы и работы. Для изделия подрядчика заполняется колонка перепродажи. Все позиции входят в один общий расчёт ЦО.
Сохраните его в папке «ЦО» соответствующего запроса
Каждый товар или услуга добавляется отдельной строкой
Пример комбинированного ЦО
| A | B | C | D | E | F | G | H | I | J | K | L | M | N | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ЦО, Рога_и_копыта, Клик_рамки, Расчет 1 | |||||||||||||
| 2 | ||||||||||||||
| 3 | Менеджер: | Пономаренко 2 | ||||||||||||
| 4 | Клиент: | Рога_и_копыта 3 | ||||||||||||
| 5 | ||||||||||||||
| 6 | СОБСТВЕННОЕ ПРОИЗВОДСТВО | ПЕРЕПРОДАЖА | ||||||||||||
| 7 | № ТЗ | Товар / услуга | Тираж, шт. | Цена, руб./шт. без НДС | Стоимость, руб. без НДС | Наценка | С/с общая, руб./шт. | С/с общая, руб. | С/с материалов, руб./шт. | С/с материалов, руб. | С/с работ, руб./шт. | С/с работ, руб. | С/с подрядчика, руб./шт. | С/с подрядчика, руб. |
| 8 | Алитро 4 | Клик-рамка с подсветкой настенная А0 из пластика и алюминия 841×1189 ИС.02.К.А0 5 | 4 | 13 114,75 11 | 52 459,02 | 1,41 9 | 9 304,92 | 37 219,67 | 0,00 | 0,00 | 9 304,92 8 | 37 219,67 | ||
| 9 | ПАФ 6 | Экран для кондиционера настенный сборный «Эконом» из оргстекла 1100 мм ЭК.1100 | 10 | 2 090,16 | 20 901,64 | 1,51 | 1 385,00 | 13 850,00 | 1 115,00 7 | 11 150,00 | 270,00 10 | 2 700,00 | 0,00 | |
| 10 | Экономика сделки | |||||||||||||
| 11 | Общая продажная цена, руб. без НДС | 73 360,66 | ||||||||||||
| 12 | Наценка | 1,44 | ||||||||||||
| 13 | Маржа, руб. | 22 290,98 | ||||||||||||
| 14 | Маржа, % | 30,39% | ||||||||||||
| 15 | НДС | 14 916,67 | ||||||||||||
| 16 | Цена с НДС | 89 500,00 | ||||||||||||
Название клиента и запроса укажите так же, как в папках.
Укажите свою фамилию.
Название клиента должно совпадать с названием папки.
Для перепродаваемой позиции укажите название подрядчика. Например: Алитро.
Для каждой строки укажите полное и понятное название соответствующего изделия.
Для изделия, которое производим мы, укажите ПАФ — Первая Акриловая Фабрика.
Внесите себестоимость материалов из внутреннего справочника.
Внесите цену подрядчика в колонку перепродажи формулой. При НДС 22% делите на 1,22, при НДС 5% — на 1,05.
=11352/1,22 Для каждой позиции укажите коэффициент вручную. Цена рассчитывается автоматически исходя из наценки.
Для позиции собственного производства внесите себестоимость работ из внутреннего справочника.
Цену с сайта внесите формулой деления на 1,22.
=16000/1,22 В строке подрядчика заполняется блок перепродажи. В строке ПАФ заполняются материалы и работы собственного производства. Общая цена, маржа и НДС рассчитываются автоматически.
Если клиент забирает заказ самовывозом, строку «Доставка» удалите из ЦО полностью.
Какие данные нужно получить до запроса стоимости доставки.
Перед расчётом доставки уточните у клиента город и точный адрес, а при перепродаже запросите у подрядчика количество мест, габариты, вес и объём груза.
Индекс, город, улица, дом. Уточните, нужна ли доставка до адреса или до терминала.
Укажите название изделия, количество и особенности конструкции.
Укажите примерное количество коробок, палет или других грузовых мест.
Укажите размеры каждого места и примерный общий вес груза.
Ссылка на внутренний справочник
Если рассчитывается доставка экранов для кондиционеров, информацию по габаритам и весу можно взять в справочнике:
\\Main\ОБМЕН\Справочник\Габариты_коробок_экраны\ После получения расчёта от транспортной компании
Excel рассчитает стоимость доставки без НДС — 6 967,21 ₽. Обычно доставка добавляется без наценки.
Если клиент забирает заказ самовывозом, строку «Доставка» удалите из ЦО полностью.
Как направить расчёт руководству перед предоставлением стоимости клиенту.
Перед предоставлением клиенту цены готовое ЦО необходимо направить руководству и получить подтверждение.
Единый формат для быстрого поиска и согласования
Указывайте кратко и понятно: тираж + наименование изделия. Между словами используйте нижнее подчёркивание.
В письме укажите просьбу согласовать ЦО и ссылку на папку
Добрый день!
Прошу согласовать ЦО.
Ссылка на папку клиента:
L:\Рудем\РУДЕМ\Клиенты\Рога_и_копыта\
Дождитесь подтверждения руководства. Только после получения согласования можно направлять стоимость клиенту.
Порядок запуска технического задания на производство силами Первой Акриловой Фабрики.
Порядок действий зависит от того, оплачивается заказ клиентом или запускается без оплаты: образец, переделка либо доработка.
До передачи ТЗ в производство подготовьте коммерческие документы, зарегистрируйте заказ и соберите технические материалы.
Для предоплатного заказа запись в 1С создаётся до начала запуска ТЗ.
Коммерческое основание для запуска
Для заказа до 500 000 ₽ при 100% предоплате либо для заказа до 50 000 ₽, принятого от постоянного надёжного клиента.
Реестры отдела продаж и производства
Внесите коммерческую и техническую информацию во внутренние реестры, затем соберите утверждённые документы в архиве заказа.
\\Main\Андрей\ЗАКАЗЫ\ЗАКАЗЫ-ОП-2022.xlsx \\Main\Андрей\ЗАКАЗЫ\ \\Main\обмен\TRANSFER\Книга_Заказов_2023.xlsx Договорные документы, счета, УПД, ТН, ЦО и другие материалы, которые нужны отделу продаж для сопровождения заказа.
Колонки, названия которых выделены красным цветом, менеджер не заполняет.
Подготовка технических материалов
\\Main\обмен\TRANSFER\ Файл для фиксации фактических расходов производства
На основе расчётного ЦО подготовьте плановое ЦО в Excel. Специалисты производства будут вносить в него фактические расходы.
Стоимость доставки и все прочие перекупные расходы менеджер вносит в файл ЦО самостоятельно.
Уведомление по утверждённой форме
Отправьте уведомление о запуске ТЗ на производство.
Приложите макеты, чертежи, схемы и другие материалы, если они необходимы производству.
Последнее действие перед завершением запуска
Все документы зарегистрированы, папка передана, письмо отправлено, а печатный комплект размещён в специальном лотке.
Используйте для бесплатных образцов, переделок, доработок и других заказов, которые не оплачиваются клиентом.
В исходной инструкции этот сценарий начинается с записи в «Книге Заказов»; договор, «ЗАКАЗЫ-ОП» и Заказ покупателя в 1С в перечень действий не включены.
Внесите техническую информацию о запуске
\\Main\обмен\TRANSFER\Книга_Заказов_2023.xlsx Колонки, названия которых выделены красным цветом, менеджер оставляет пустыми.
Трёхчастные номера и полный комплект материалов
Перенесите в папку макеты, чертежи, схемы и другие материалы, необходимые производству.
После проверки ТЗ и всех вложений
\\Main\обмен\TRANSFER\ Письмо о запуске ТЗ на производство
Используйте утверждённую форму письма. Приложите все материалы, которые необходимы для производства.
Разместите документы в специальном лотке
После выполнения всех действий бесплатный запуск считается переданным в производство.
Готовые формулировки для ответов по электронной почте и телефонных разговоров.
Перед отправкой укажите имя клиента, срок ответа, контакты, тему письма и другие данные конкретного запроса.
Откройте нужную ситуацию, замените данные в квадратных скобках и скопируйте готовый текст.
Спросите, требуется ли доставка, и согласуйте, включать её в стоимость изделия или указывать отдельной строкой.
Уважаемый [Имя отправителя]!
Мы приняли Вашу заявку в обработку и готовы продолжить работу над Вашим запросом. Для дальнейшего рассмотрения нам потребуется дополнительная информация:
Просим направить указанные сведения в ответном письме. После получения полной информации мы оперативно подготовим для Вас коммерческое предложение и обсудим возможные условия сотрудничества.
С уважением,
[Имя и фамилия менеджера]
Менеджер по продажам
ООО «ТД Первая Акриловая Фабрика»
Тел.: +7 (812) 500-05-88, [добавочный/мобильный]
Почта: sales4@akrilfactory.ru
Добрый день!
Благодарим за обращение в «Первую Акриловую Фабрику»!
Ваша заявка успешно зарегистрирована и передана в работу.
Ориентировочный срок изготовления: [дата/срок].
Если у Вас возникнут вопросы — пишите или звоните: [контакты].
Ждём возможности помочь Вам!
С уважением,
[Имя и фамилия менеджера]
Менеджер по продажам
ООО «ТД Первая Акриловая Фабрика»
Тел.: +7 (812) 500-05-88, [добавочный/мобильный]
Почта: sales4@akrilfactory.ru
Уважаемый [Имя отправителя]!
Благодарим за обращение в «Первую Акриловую Фабрику».
Сообщаем, что минимальный объём заказа — 15 000 рублей.
Будем рады помочь Вам дополнить заказ до этой суммы: подберём подходящие позиции из нашего ассортимента и подготовим выгодное предложение.
Готовы ответить на вопросы и обсудить детали — свяжитесь с нами: [контакты].
С уважением,
[Имя и фамилия менеджера]
Менеджер по продажам
ООО «ТД Первая Акриловая Фабрика»
Тел.: +7 (812) 500-05-88, [добавочный/мобильный]
Почта: sales4@akrilfactory.ru
Здравствуйте!
Благодарим за интерес к нашей фабрике.
Уточню: мы специализируемся на изделиях [перечислить ключевые позиции], а [продукт] относится к другой категории материалов или технологий.
Однако можем предложить:
Как Вам было бы удобнее?
Здравствуйте, [Имя]!
Благодарим за обращение.
Мы рассчитаем стоимость и подберём оптимальные варианты по Вашему запросу.
Ответ отправим на эту почту в течение [указать срок, например: 1–2 рабочих дней].
С уважением,
[Имя и фамилия менеджера]
Основная задача — зафиксировать запрос письменно, сохранив удобный для клиента формат общения.
Добрый день!
Для более точного расчёта или подбора решения просим направить Ваш запрос на почту: [email].
Почему так лучше:
В теме письма укажите: «[Тема]». Ответим в течение [срок].
Понимаю, что Вам удобнее обсудить по телефону.
Чтобы ничего не упустить, я кратко запишу Ваш запрос и отправлю Вам на почту [email] для подтверждения.
После этого мы сможем детально обсудить детали в звонке. Согласны?
Хорошо, давайте зафиксируем основные моменты здесь.
Я запишу Ваш запрос и продублирую его на почту — так Вы сможете проверить данные и дополнить их при необходимости.
Затем я свяжусь с Вами для уточнения.
Укажите, пожалуйста, Ваш email.
Спасибо за обращение! Ждём Ваше письмо.
Если возникнут сложности с письмом — звоните, поможем.
Ответим в течение [срок]. Хорошего дня!
